Por Gemma Cirera, Directora de Eventos en elmeetingpoint
En el mundo de los eventos MICE, los Fam Trips suelen seguir un guion conocido: visitas guiadas, cafés impecables y presentaciones perfectas. Útiles, sí. Sorprendentes, no siempre.
Pero ¿qué pasaría si un hotel 5 estrellas se convirtiera en un juego vivencial? Eso fue precisamente lo que hicimos en el Grand Hyatt Barcelona, cuando nos propusieron organizar un Fam Trip para 40 profesionales del sector. Su petición fue clara:
“No queremos una visita. Queremos una experiencia.”
Y es ahí cuando un hotel deja de ser un espacio… para convertirse en un escenario. Nosotros decidimos hacerlo posible jugando.
El reto: posicionar el hotel como destino MICE del futuro
En un contexto premium, donde los asistentes han visto decenas de hoteles, el reto no es impresionar: es hacer sentir. ¿Cómo generar engagement en un espacio donde ya todo es perfecto? ¿Cómo invitar a reflexionar sobre el futuro del sector… dentro de su propio presente?
La respuesta: gamificación, creatividad aplicada y una narrativa transversal.
El concepto: “El futuro del MICE”
El lema lo propuso el hotel y en elmeetingpoint lo convertimos en el hilo conductor. Todo el evento giraba alrededor de una pregunta:
¿Cómo imaginamos el futuro del sector mice?
Para responderla, había que trabajar, jugar, crear y reflexionar. Y lo hicimos a través de un viaje de tres jornadas: pasado, presente y futuro.
Día 1 — Pensar, crear y sentar las bases
Comenzamos con una sesión de facilitación de la mano de nuestro psicólogo y formador Joan Amorós, sobre el pasado, presente y futuro del MICE. Los participantes escribieron ideas en tarjetas que utilizaríamos más adelante.
Después cambiamos de energía con nuestra actividad Change: un juego certificado sobre sostenibilidad y los ODS: un reto por equipos que gira en torno a las tres verticales de medio ambiente, sociedad y economía.
Con tiempo limitado y recursos escasos, los equipos desarrollaban proyectos mediante un modelo que reutilizamos al día siguiente para crear sus propios proyectos sobre el futuro del MICE. Nada era casual: todo lo que se hacía ese día tendría conexión narrativa.
Día 2 — Cuando las salas cobran vida
La mañana del sábado fue un recorrido por el futuro, para después crearlo y pintarlo a su manera. Lienzo en blanco; futuro por diseñar.
El objetivo: pintar en un lienzo gigante el presente y el futuro del MICE a través de los conceptos trabajados el día anterior, la creatividad y la experimentación.
Cada sala del hotel se transformó en una experiencia donde los participantes encontraron los recursos necesarios para imaginar el futuro del sector:
- La sala de las incógnitas: cajas con objetos aparentemente inconexos que debían relacionar con el futuro del MICE.
- Un futuro con más pausas: luces suaves, música tranquila y reflexiones sobre el bienestar y el valor de “no hacer nada”.
- El Grand Arsenal: materiales creativos para imaginar, prototipar y construir ideas.
- La Visión: un foco iluminaba las tarjetas escritas el día anterior; el pasado y el presente inspiraban el futuro.
Y, por último, la sala principal: El Atelier del Futuro del MICE, donde todos pintaron un gran lienzo colectivo guiados por nuestro dinamizador. Allí aparecieron risas, conexiones espontáneas y conclusiones compartidas.
Sábado tarde — 5 habitaciones, 5 retos
Lo que podría haber sido una simple visita se convirtió en un tour gamificado:
- Una fórmula escondida entre objetos.
- Una pista visible solo a través de un espejo.
- Unos prismáticos apuntando a la calle, donde un miembro del equipo sostenía un cartel con la respuesta.
El efecto wow fue inmediato. El hotel se vivía, no solo se observaba. Con intriga, expectativa, sorpresas y muchas risas, los participantes experimentaron cada habitación en lugar de visitarla.
Día 3 — El detalle que cerró la experiencia: el famoso efecto WOW
Al marcharse, los participantes se encontraron una sorpresa inesperada: un trozo del lienzo que pintaron el día anterior, enmarcado, con una frase escrita por ellos mismos durante el fin de semana. Un recuerdo físico de una experiencia colectiva. Un fragmento de futuro… creado en equipo.
La parte invisible: lo que no se ve
Tuvimos solo tres semanas para diseñarlo todo: briefing, reuniones, test de actividades, producción de materiales, impresión en tiempo real, coordinación de equipos. Y algunas salas no las habíamos visto nunca.
Trabajamos sobre una maqueta 3D —bendita tecnología—. Y cuando hay confianza entre cliente y organizador, la velocidad deja de ser un problema. La tecnología y la colaboración fueron nuestras mejores aliadas.
Retos (y soluciones)
- Tiempos ajustados: Excel y Trello al rescate.
- Espacios desconocidos: prototipo 3D y creatividad.
- Impresión de última hora: coordinación, calma y planificación escalonada.
- Códigos que no pueden fallar: triple check y plan B.
Cuando todo el equipo confía y se remanga, incluso el caos tiene ritmo.
Resultados y aprendizajes
- Engagement real: los participantes exploraron y experimentaron cada espacio con curiosidad e interés genuino.
- Retención: recordaban detalles concretos porque los habían vivido.
- Networking orgánico: las conversaciones surgían resolviendo retos juntos.
- Expresión creativa: las salas se convirtieron en metáforas vivas del sector MICE.
- Impacto emocional: un buen evento no solo se ve, se siente.
Beneficios de gamificar un Fam Trip corporativo
- Mayor participación y conexión emocional.
- Recuerdo duradero gracias a la vivencia directa.
- Diferenciación frente a otros formatos MICE.
- Integración natural de branding y narrativa del hotel.
Lo que nos llevamos
De este proyecto nos quedamos con la idea de que el MICE del futuro es más humano, más creativo y más influenciado por la colaboración. Y que gamificar no es infantilizar: es profesionalizar la experiencia.
Un hotel puede ser mucho más que un espacio: puede ser un escenario de ideas, reflexión y energía compartida.
Conclusión
Organizar un evento corporativo es como pintar un lienzo colectivo: cada persona aporta un trozo de su talento, y el resultado final es mucho más grande de lo que imaginas.
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